保障私隱，由只收集必要資料開始。

01

你可以用希望我們使用的稱呼開始

第一次向本會求助，你只需要留下稱呼，再選擇至少一個你認為安全、而本會實際聯絡得到你的方法；可以選擇電郵、電話、WhatsApp、Telegram 或 Signal。留言可以選填。你可以使用化名，或任何你希望我們使用的名字。這份表格不會要求你填寫法定姓名、出生日期、政府證件號碼、移民身分或住址。

本會會按照卑詩省《Personal Information Protection Act》（PIPA，個人資料保護法）第 7(2)、10 及 11 條處理你的資料。我們只會收集提供初步協助所需的資料，在收集前清楚說明用途，亦不會把提供非必要資料當作獲得服務的條件。即使你使用化名，或選擇不提供我們不需要的資料，仍然可以得到本會的回覆和初步協助。

02

網站表格及電郵如何運作

• Cloudflare 會處理表格及垃圾訊息驗證。義工申請及求助申請會以正式紀錄存入本會的 Cloudflare D1 資料庫（bewater-portal），並獲發一個申請編號。隨後寄出的電郵只是通知。
• 通知電郵只寫申請編號和申請類型，不會複述你的訊息或聯絡資料；指定人員要登入 Admin Portal 才看得到。聯絡表格、會員申請及義工工作記錄仍然以純文字電郵送到本社團指定的 Gmail 收件箱。
• 我們不會連同申請一併保存垃圾訊息驗證 token、你的 IP 地址或瀏覽器資料。
• 表格不接受附件，亦不會自動把表格副本寄給提交者。
• 只有獲授權處理相關查詢、申請或安全事項的人員才可取用資料。

我們只會在所述用途仍然存在，或法例及實際業務需要保留時保存資料。PIPA 第 35(2) 條規定：用途完成，而且再無法律或業務需要後，必須銷毀資料，或刪除資料與個人身分之間的連繫，使資料匿名化。如資料用作作出直接影響個人的決定，PIPA 第 35(1) 條可能要求相關資料至少保存一年。

03

問答助手不會使用生成式 AI

這個暫時使用的問答助手，只會把問題配對到本網站已公開的答案。它不會把問題傳給 AI 供應商、不會以電郵傳送對話，亦不會建立對話資料庫。離開或重新載入頁面後，對話不會保存為聊天紀錄。

Cloudflare 會處理請求，以便把答案傳回你的瀏覽器。網站程式不會把問題寫入資料庫或應用程式紀錄。請只問一般問題，不要輸入姓名或其他個人資料。如要就自己的情況尋求協助，請使用尋求支援表格。

04

Be Water plugin 只會建立未發佈的管治草稿

• 公開範本工具只會讀取固定的決議範本，不會取用個人資料。
• 獲授權的管理員批准 OAuth 後，草稿工具只會收到 ChatGPT 或 Codex 提交的文件標題、決議全文、簽署人稱呼、選填電郵、有效日數及簽署聲明。Be Water 不會透過這個工具收到其餘對話內容。
• 草稿會存入 Cloudflare D1，供管理員覆核及日後建立簽署紀錄。OAuth authorization code 及 token 只會以 SHA-256 hash 保存。
• Plugin 不可以 publish 草稿、發送簽署連結或代任何人簽名。每一份草稿都必須由獲授權的 Be Water 管理員親自覆核及 publish。

05

會員名冊是法定紀錄

會員申請與求助完全分開。董事會接納申請後，《Societies Act》規定會員名冊只載有會員姓名及該會員提供的聯絡資料，並禁止在名冊加入其他資料。我們按卑詩省《個人資料保護法》保護這些資料。

06

義工資料按崗位需要逐步收集

PIPA 把義工包括在「僱員」（employee）的定義內。初步義工申請會請你填寫希望本會使用的稱呼、電郵和電話；「為甚麼你想成為義工」一欄可以選填。本會會用這些聯絡資料跟進申請。興趣、時間和個別崗位要求會在聯絡後再商討。推薦人、緊急聯絡人、駕駛資料、專業資格及背景審查，只會在特定崗位確實需要時另行解釋和收集。

07

義工 Portal 會把你的紀錄存入資料庫

如果你開設帳戶，本會會把你的登入資料、個人檔案、與本會的關係，以及你記錄的義工活動，存入同一個 Cloudflare D1 資料庫 bewater-portal。帳戶只會在你自己開設時才建立；提交公開表格不會自動開帳戶。

密碼永遠不會被保存。登入系統只保留一個單向 hash，無法還原成你的密碼。確認連結和重設密碼連結只可以用一次，一小時後失效。

• 個人檔案只包括你希望我們使用的稱呼、首選語言和你自行選擇的聯絡方法；稱呼不一定是法定姓名。
• 義工記錄包括日期、分鐘數和你自己填寫的工作內容。服務對象可以使用真名、平時稱呼、暱稱或代號；聯絡資料毋須存入 Portal。
• 你可以查看、修改和取消自己的記錄。取消後記錄會保留但不再計入你的時數，令本會的申報歷史保持真實。
• 你看不到任何其他義工的紀錄；Portal 亦不會顯示排行榜、個人排名或任何金額。
• Portal 不會建立正式求助申請或個案管理檔案；義工活動描述仍可包括與已完成工作有關的個案詳情。向本會求助不會為你開設帳戶或個人檔案。

08

網站統計只限公開資訊頁來源分析

公開資訊頁會向本網站送出一次頁面瀏覽統計，讓本會了解各頁流量、大概國家、地區及城市、來源網站、campaign tag、裝置類別、瀏覽器類別和畫面尺寸範圍。網站推出初期，本會亦可把公開資訊頁逐次瀏覽診斷資料保存最多 30 日。

統計 endpoint 不會保存原始 IP 地址、完整 User-Agent、cookie、帳戶識別碼、完整網址查詢參數、自由文字或工作階段重播。它可以保存每日由伺服器計算的 IP hash 及粗略 network prefix，用作來源分析。尋求支援、一般聯絡、會員、義工、Portal、Admin、簽署及內部運作頁均不會載入這項統計。

Microsoft Clarity 工作階段重播不會預設載入。Search Console 的 DNS 擁有權驗證及 sitemap 提交，不會在本網站加入工作階段重播程式碼。

09

查閱、更正、撤回同意及投訴

你可以要求查閱或更正本社團持有的個人資料、在法律容許的情況下撤回同意，或提出私隱投訴。我們可能需要足夠資料，以確認紀錄與你有關及找出相關紀錄。法例規定的保存期限及其他合法例外仍然適用。