Protéger la vie privée commence par recueillir moins de renseignements.

01

Commencez avec le nom que vous souhaitez que nous utilisions

Lorsque vous nous demandez du soutien pour la première fois, il suffit d’indiquer un nom et au moins un moyen que vous jugez sûr et que nous pouvons réellement utiliser pour vous joindre. Vous pouvez choisir le courriel, le téléphone, WhatsApp, Telegram ou Signal. Le message est facultatif. Vous pouvez employer un pseudonyme ou tout autre nom que vous souhaitez que nous utilisions. Ce formulaire ne vous demandera pas votre nom légal, votre date de naissance, un numéro de pièce d’identité gouvernementale, votre statut d’immigration ni votre adresse personnelle.

Nous traitons vos renseignements conformément à la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique, notamment aux articles 7(2), 10 et 11. Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires pour vous offrir un premier soutien, nous expliquons pourquoi nous les recueillons et nous ne faisons jamais des renseignements non nécessaires une condition de service. Vous recevrez tout de même une réponse et un premier soutien si vous utilisez un pseudonyme ou choisissez de ne pas communiquer des renseignements dont nous n’avons pas besoin.

02

Fonctionnement des formulaires et du courriel

• Cloudflare traite le formulaire et le contrôle antipourriel. Les demandes de bénévolat et les demandes d’aide sont conservées comme dossier officiel dans la base de données Cloudflare D1 de l’organisme (bewater-portal) et reçoivent un numéro de demande. Le courriel qui suit n’est qu’un avis.
• Cet avis contient le numéro et le type de demande. Il ne reprend ni votre message ni vos coordonnées; une personne désignée doit se connecter au portail administratif pour les consulter. Le formulaire de contact, le formulaire d’adhésion et le journal des activités bénévoles sont encore transmis en texte brut à la boîte Gmail fixe de l’organisme.
• Nous ne conservons pas avec la demande le jeton antipourriel, votre adresse IP ni les renseignements sur votre navigateur.
• Les formulaires n’acceptent aucune pièce jointe et n’envoient pas automatiquement de copie à la personne qui les remplit.
• Seules les personnes autorisées à traiter la demande, la candidature ou une question de sécurité connexe peuvent y accéder.

Nous conservons les renseignements seulement tant que le but annoncé existe ou qu’une exigence légale ou opérationnelle le justifie. L’article 35(2) de la PIPA exige leur destruction ou leur anonymisation lorsque le but est atteint et qu’aucune raison légale ou opérationnelle ne justifie leur conservation. Si les renseignements servent à prendre une décision qui touche directement une personne, l’article 35(1) peut exiger leur conservation pendant au moins un an.

03

L’assistant Q&R n’utilise pas d’IA générative

L’assistant temporaire associe une question aux réponses déjà publiées sur ce site. Il ne transmet pas la question à un fournisseur d’IA, n’envoie pas la conversation par courriel et ne crée pas de base de données de conversations. La conversation n’est pas conservée comme historique lorsque vous quittez ou rechargez la page.

Cloudflare traite la demande afin de retourner la réponse. Le code du site n’inscrit pas la question dans une base de données ni dans un journal d’application. Posez seulement des questions générales et n’inscrivez aucun nom ni autre renseignement personnel. Pour parler de votre situation, utilisez le formulaire de soutien.

04

Le module Be Water crée des brouillons de gouvernance non publiés

• L’outil public de modèles lit des résolutions statiques et n’accède à aucun renseignement personnel.
• Après l’autorisation OAuth par une personne administratrice, l’outil reçoit seulement le titre, le texte exact, le nom des signataires, leur adresse courriel facultative, la durée de validité et le texte de consentement transmis par ChatGPT ou Codex. Cet outil ne transmet pas le reste de la conversation à Be Water.
• Les brouillons sont conservés dans Cloudflare D1 pour la vérification administrative et le futur dossier de signature. Seules les empreintes SHA-256 des codes et jetons OAuth sont conservées.
• Le module ne peut ni publier un brouillon, ni envoyer des liens, ni signer au nom d’une personne. Une personne administratrice autorisée doit vérifier et publier chaque brouillon.

05

Le registre des membres est un document exigé par la loi

L’adhésion est distincte du soutien. Après l’acceptation d’une demande par le conseil d’administration, la Societies Act exige que le registre contienne le nom du membre et les coordonnées qu’il fournit, et interdit d’y inscrire tout autre renseignement. Nous protégeons ces renseignements en vertu de la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique.

06

Les renseignements sur les bénévoles sont recueillis par étapes

La PIPA inclut les bénévoles dans sa définition d’« employee ». La première demande exige le nom que vous souhaitez que nous utilisions, votre adresse courriel et un numéro de téléphone; expliquer pourquoi vous souhaitez faire du bénévolat est facultatif. Nous utilisons ces coordonnées pour donner suite à la demande. Nous discutons ensuite des intérêts, des disponibilités et des exigences propres au rôle. Les références, contacts d’urgence, renseignements de conduite, titres professionnels ou vérifications d’antécédents sont expliqués et demandés plus tard, uniquement si le rôle les exige réellement.

07

Le portail des bénévoles conserve bel et bien vos dossiers

Si vous créez un compte, Be Water conserve vos identifiants, votre profil, votre lien avec l’organisme et les activités bénévoles que vous consignez dans la même base de données Cloudflare D1, bewater-portal. Un compte n’est créé que si vous en ouvrez un vous-même; l’envoi d’un formulaire public n’en crée pas.

Les mots de passe ne sont jamais conservés. Le système de connexion garde une empreinte à sens unique qui ne peut pas redevenir votre mot de passe. Les liens de confirmation et de réinitialisation fonctionnent une seule fois et expirent dans une heure.

• Votre profil contient le nom que vous nous demandez d’utiliser, votre langue et la méthode de contact que vous choisissez. Ce n’est pas obligatoirement votre nom légal.
• Les entrées de bénévolat contiennent une date, un nombre de minutes et votre description du travail. La personne aidée peut utiliser son vrai nom, son nom d’usage, un surnom ou un code. Ses coordonnées n’ont pas à être conservées dans le portail.
• Vous pouvez consulter, modifier et annuler vos propres entrées. L’annulation conserve le dossier et cesse de le compter dans vos heures, afin que l’historique de l’organisme reste exact.
• Vous ne voyez les dossiers d’aucune autre personne bénévole, et le portail n’affiche ni classement, ni palmarès, ni valeur en dollars.
• Le portail ne crée ni demande de soutien officielle ni dossier de gestion de cas. La description d’une activité bénévole peut néanmoins contenir les détails du dossier liés au travail accompli. Demander de l’aide ne crée jamais de compte ni de profil à votre nom.

08

Les mesures du site sont limitées à la visibilité des pages publiques

Les pages d’information publiques envoient un événement de page vue au même site afin que l’organisme comprenne le trafic par page, le pays, la province ou région et la ville approximatifs, le site référent, les balises de campagne, la catégorie d’appareil, la catégorie de navigateur et une plage de taille de fenêtre. Pendant le lancement, l’organisme peut aussi conserver des diagnostics par visite de page publique pendant un maximum de 30 jours.

Le point de terminaison des mesures ne conserve pas les adresses IP brutes, les chaînes User-Agent brutes, les témoins, les identifiants de compte, les paramètres d’URL complets, le texte libre ni les enregistrements de session. Il peut conserver une empreinte IP quotidienne calculée côté serveur et un préfixe réseau approximatif pour analyser les sources. Il ne se charge pas sur les pages de soutien, de contact, d’adhésion, de bénévolat, de portail, d’administration, de signature ou d’opérations internes.

La relecture de session Microsoft Clarity ne se charge pas par défaut. La vérification DNS de Search Console et l’envoi du plan du site n’ajoutent aucun code de relecture de session au site.

09

Accès, correction, retrait du consentement et plaintes

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que l’organisme détient à votre sujet ou leur correction, retirer votre consentement lorsque la loi le permet, ou déposer une plainte en matière de vie privée. Nous pourrions demander assez d’information pour confirmer que le dossier vous concerne et le retrouver. Les délais de conservation prévus par la loi et les autres exceptions légales continuent de s’appliquer.